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潤泰集團 副總經理 薛承周

以IT架構營運企業版圖
潤泰集團的資訊化在傳統企業中相當領先,乃源自於潤泰集團總裁尹衍樑的重視。潤泰集團副總經理薛承周則是在十多年前接手集團的資訊架構,立刻推翻了要自行建立並整合架構的想法。
採訪/林振輝、施鑫澤 文/張煌仁
2014.05

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在國內,其經營的事業版圖包括物流業、水泥業、紡織業、營造業、甚至之前透過控股公司轉投資壽險業的潤泰集團,在國內是資訊化相當完整的傳統企業。掌管潤泰集團整個資訊化架構與發展的副總經理薛承周表示,因為總裁尹衍樑對於企業資訊化的發展相當重視,因此在這樣的要求下,潤泰集團的資訊化在國內的傳統企業中一直相當的領先,也扮演著推動企業再持續成長的重要關鍵。

建立集團核心架構 邀請外商進行協助

薛承周表示,潤泰一直以來以紡織業為主,逐漸的在擴展到其他領域上。目前,因為大潤發的大多數股權已經被法商所收購,資訊架構由法商負責,不歸屬潤泰集團管理之外,其他的子公司與轉投資大多數還是由潤泰集團的資訊部所負責。
薛承周回憶起十多年前開始接手管理潤泰集團的資訊架構時指出,事實上,當年潤泰集團的資訊架構是相當龐大的。因為各公司都有各公司的需求,也都各自有建立起自己的一套方法。因此,在這麼複雜的底層內容下,要像做完整性的整合是相當不容易的事情。
因此,薛承周一開始就推翻了要自行建立並整合架構的想法,在召集來各單位的資訊主管研商相關內容之後,就決定向外採購軟體,來做為整個集團的核心資訊系統。「當時,包括Oracle、J.D. Edwards等公司的產品我們都去評估測試過,但是最後我們還是選擇了一直延用至今的SAP ERP系統,而且從2000年開始陸續導入,使用至今仍舊非常的符合我們的要求。」薛承周這麼表示。他進一步說明指出,由於之前各單位所自行研發的資訊系統,資料雖然能透過內部網路相互連結,但各單位在讀取、改寫、存檔資料之後,經常會造成誤差,這對於日後的結帳會產生相當大的麻煩。所以,在避免未來會有相同情況發生的狀態下,薛承周才決定集團的核心ERP系統由外購方式來取代。
而使用了SAP的ERP系統之後,薛承周對此系統讚賞不已。他指出,雖然外在的環境與需求不斷的再作改變。但是,無論如何的變化也離不開當時SAP ERP系統所含括的內容,即便有特別的需求去調整其中的參數與條件,但卻從來不需要使用外掛程式來協助。因此,即便在使用個十年也還能夠滿足潤泰集團的要求。而這樣的經驗,也留給了現在即將花幾十億元準備將核心資訊系統從新更換,並且還要求與核心系統相關的作業,包括行銷、業務、人事等全部一起處理到位的南山人壽,做一個良好的借鏡。

功能完備的系統 有餘力最佳化其它應用

不過,薛承周也表示,對外採購這樣的做法或許比較適合潤泰集團,在其他的企業就不一定適用。他進一步指出,因為外購的方式SAP已經將所有必要的元件都放置在其中,企業不用再去費心思量要應付未來必須開發甚麼東西,而可以去專心最佳化整個系統的架構。薛承周舉例表示,因為覺得SAP的ERP系統在工廠流程管理上仍有需要加強之處。所以,我們就將心力放至在這部分的處理上,使其整個系統做到更好的效果。
此外,關於之前SAP對於企業所使用的軟體授權進行全面清查一事,薛承周則笑的表示,這對於企業用戶來說並不算壞事。因為當SAP清查出企業內不需要這麼多的使用授權之後,企業反而有更大的談判籌碼與SAP商談授權的價格。而且,因為SAP對於企業內部需要使用多少軟體授權的評估報告「寫得實在好!」因此,在談完了價格之後,集團內所需要的授權數就多出了許多。這讓往後還需要增加使用時,就可以方便得拿來使用,而不用再擔心價格的問題,再次與SAP進行談判。所以,這事情對於潤泰集團的影響幾乎微乎其微。

降低資訊人員負擔 鼓吹雲端運算好處

以當前將集團內所有共通系統整合在一起的架構,撇除獨立需求的單一系統(例如營造業給業主觀看進度的系統,或是紡織業的衣服B2C銷售網站等),目前都連回集團總公司的SAP架構,整個潤泰集團的資訊架構就像一個企業的私有雲。薛承周表示,就他這麼多年來運作這架構的經驗來說,當前提倡的雲端運算是相當值得投資的部分。
他進一步解釋,因為經營潤泰集團的衣服B2C銷售網站經驗,發現運用雲端運算可以節省IT人員維修、更新、擴充設備的時間與人力,這對於IT部門的主管來說已經是相當大的效益。薛承周舉例表示:「過去,潤泰集團的SAP ERP系統曾經升級過兩次,每一次都要經過評估、測試、轉換、除誤在到最後上線的步驟,這些都要花上半年的時間才能完成。這些事情,如果都能藉由雲端運算來加以完成,這樣集團內節省下的人力、時間、金錢就相當的可觀。」
因此,一開始經營衣服B2C銷售網站時,薛承周就力主要將這個網站的架構放置在雲端上,而且透過AWS的服務由自己IT部門的同仁來完成建置。到目前建置已經四年的時間,運作結果依舊相當順利。事實上,薛承周當初會選擇AWS作為雲端服務的夥伴,而非長年合作的中華電信,還有一個重要的考量。也就是AWS在全世界已經有太多的成功用戶為案例,而中華電信雖然價格便宜、服務又比較近,但是在這方面的能力仍是比較缺乏的。因此,潤泰集團才會選擇AWS作為合作對象,這也可以讓其他的企業做為參考。
有了經營衣服B2C銷售網站的經驗之後,薛承周未來仍想在集團內持續擴大雲端運算的運用。不過,現在仍卡著兩項比較重大問題需要解決,其一就是當前如何將SAP的ERP系統相當平順的移轉到雲端上,在國內目前沒有相當的企業案例可以做為參考,所以還必須審慎研究。其二,就是目前集團內的SAP ERP系統仍運做得相當順利,需不需要在此時花經費將系統轉移雲端上,這也是必須要選擇的問題。不過,撇除核心的ERP系統之外,相關的OA,如mail或Server等都會陸續的移往雲端之上,讓工作效能更加提昇。

使用開放架構 降低使用成本

另外,談到了集團內會不會逐漸走向開放式辦公軟體,包括Open Office或Google Docs等而逐步放棄購買微軟的Office軟體時,薛承周指出,其實這部份都曾經有過研究。舉例來說,當前在辦公室軟體的運用上,根據統計,有一半的比率只需要唯讀即可,便不需花要大量預算來採購微軟的Office軟體授權,甚至轉向採用Open Office或Google Docs等軟體,似乎都還還有討論的空間。而且,不論在Windows或Office軟體在行動設備都已經朝免費邁進,這也看到微軟的政策正在改變,因此未來如何做還會持續測試評估。
至於目前潤泰集團的做法是:總公司的部分仍保持觀望的狀態,而相關的外點則逐步開始進行測試的工作。例如,目前有二十多位員工的香港辦事處,因為沒有設置IT人員的緣故,一切的作業都是連線到台北總公司,由總公司負責處理。因此,若將原本的微軟Office軟體更換為網路版的微軟Office 365版本,雖然價格還不一定確認會比各別版的Office軟體便宜,但至少節省下的IT人員管理維護花費,就已經先讓集團節省了一筆開銷了。因此,這也是潤泰集團準備由外而內,開始陸續嘗試變更的計畫。

強化BYOD安全監控 思考Big Data未來使用

潤泰集團因為在營建業上表現突出,為了服務業主與相關人員的需要,因此也開發了一套平板所專用的系統,讓業主能透過平板確認當前的建物進度,亦或者服務內部的稽查單位,讓稽查人員在各工地拍攝之後,能將照片迅速的送上SAP系統,讓內部的人員知道稽核單位的意見與後來必須處理的原因。就因為潤泰集團已經做到這麼先進的客戶服務裝置,所以讓員工攜帶行動裝置上班就成為不可避免的問題。這時,IT部門要如何管控BYOD的安全就格外的重要。
薛承周指出,目前潤泰集團在BYOD的管理上並沒有進行嚴格的控管,也就是沒有透過特殊軟體或設備進行防護安全的工作。也就是跟一般在內部使用電腦一般,透過確認名稱與密碼就可以登錄網路,進行工作。不過,因為過去使用電腦都是在企業內部,一般需要外部連網就透過VPN來連結。而現在的情況則有很大的不同點,也就是在外面工作的人員,透過BYOD的連網就能在外部進行工作。甚至不透過下載的功能,也能夠達到進行模擬的地步,這對於資訊安全來說的確有其隱憂。所以,下階段針對要如何進行這部分的控管,現在潤泰集團內部也正在研議當中。
最後,談到當前Big Data的流行時,薛承周指出,當前潤泰集團還沒有完整做到Big Data的功能。原因是當前的Big Data設計是以流量的大小來計算費用,流量越大必須付出的費用也就越多。但是,一般來說,如果Big Data的分析樣本數不夠多,所提供「相對準確」的資料,對於決策並沒有太多的好處。甚至,許多人習慣Big Data提供「絕對準確」的資料做為決策的參考,而在沒有如此多樣本數的情況下,這樣「絕對準確」的資料在決策時接會產生嚴重的錯誤。對此,潤泰集團將持續研究未來導入Big Data的作用為何,又該如何使用這些資訊。
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