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震旦集團雲端事業部 資深總監 林敬寶

震旦切入雲服務 奠定企業發展基石

震旦集團邁入營運50年時,察覺到臺灣企業導入公有雲端服務意願逐年攀升,於是決定與工研院雲端中心合作,推出專為企業用戶設計的震旦辦公雲服務,讓過去耕耘中小企業領域的經驗能持續延續。
採訪/林振輝、施鑫澤  文/林裕洋


儘管公有雲問世多年,卻直到近來才慢慢獲得資訊長信任,開始將現有應用服務轉移到雲端之中,根據CIO IT經理人2016年CIO大調查報告顯示,儘管有52.1%受訪者傾向建置私有雲,但明顯較3年前逾80%結果下滑不少,且多數受訪者轉向兼具安全、成本、資源調度便利性等特性的混合雲。Gartner更明白指出,全球企業使用雲端運算服務的比例正不斷地成長中,且建置混合雲比例會超越私有雲,預計2017年將會有近一半大型企業部署混合雲。
鑑於臺灣企業引進公有雲端服務速度愈來愈外,也帶動臺灣雲端產業蓬勃發展,不少業者為搶攻此商機無限的市場,紛紛推出專為中小企業設計的SaaS服務,冀望能夠在雲端市場中佔有一席之地。例如,震旦集團便看準雲端科技發展成熟,結合工研院自行研發的IaaS平台,推出專為中小企業設計的震旦辦公雲服務,整合多種辦公室營運所需的軟體服務,能大幅降低中小企業E化導入成本,並可能改善營運管理績效,提升整體獲利率,展現截然不同市場競爭力。
震旦集團雲端事業部資深總監林敬寶表示:「震旦集團在邁入營運50年時,便一直在思考公司未來發展方向,冀望能夠朝百年企業發展。後來我們察覺到臺灣企業導入公有雲端服務意願逐年攀升,加上有機會與工研院雲端中心深入討論,所以便決定推出震旦辦公雲服務,讓震旦集團過去在中小企業領域累積的經驗能持續延續。」

逐步在集團推廣 降低企業營運成本

震旦集團於1965年在台灣創立,以協助企業打造美好的辦公環境為目標,提供一系列優質的辦公室自動化設備、家具、資訊軟體等解決方案,發展迄今,台灣OA事業逐年穩定成長,年年取得超過50%以上的第一名市場占有率,辦公家具更是市場領導品牌。為追求更佳經營績效及提供更好的顧客服務,震旦集團自1982年起在內部開始推行企業E化,加速集團在各項作業的處理效率,讓公司經營持續成長、管理費用逐步下降,奠定集團在OA市場競爭力。在提高公司營運績效同時,也因得以連帶培育許多軟體研發人才,為後來跨入雲端服務奠定良好基礎。
震旦辦公雲服務涵蓋多種中小企業內部常用的軟體,如ICUBE ERP、OfficeWin辦公協同、JustWin人事總帳、POS系統、漫遊神器等等,能夠免去企業自行管理資訊系統的困擾,有效降低資訊人員的工作負擔。
林敬寶指出:「企業要從傳統資訊架構轉換到雲端服務,中間勢必會有過渡期間,不可能沒有作任何風險評估,便貿然引進公有雲服務。」
因此,考量到震旦集團旗下眾多事業部,集團資訊組並沒有要求各事業部立即改變架構,而是讓資訊部門自行評估。不過日後集團若成立新創公司,則優先採用震旦辦公雲服務。以減少事業部自行維護資訊系統成本支出。

集團內挑選人才 奠定雲端發展基礎

儘管雲端運算技術以非常成熟,亦有不少社團投入免費軟體研發,但要跨入全然陌生的市場,並成為企業未來發展方向,絕非一蹴可及,得仰賴強大且數量眾多的研發能力。震旦集團自1982年推動e化以來,多年來陸續完成不少令同業羨慕的資訊專案,特別是高層營運團隊大力支持下,培育出不少優秀管理與軟體人才,成為打造震旦辦公雲服務的重要基石。
以擔任雲端事業部資深總監林敬寶為例,進入震旦集團初期是在OA事業部,多年下來累積許多與企業用戶相關的寶貴經驗,在工作表現優異下,獲得參與專案規劃與執行的機會。在公司栽培下,林敬寶被拔擢至雲端事業部歷練,成為震旦集團不可或缺的重要經理人。
此外,震旦集團在發展雲端事業初期,主要是借重既有資訊部豐富經驗與人才,才能夠在最短時間跨入全然陌生領域,並且將構想轉換成可行的商業模式。在雲端基礎架構方面,震旦辦公雲服務是用工研院自行研發的雲端平台,能夠降低自行研發成本與風險,至於PaaS平台則是與桓碁科技合作開發,雲端事業部同仁則投入相關應用軟體的研發。
震旦集團雲端事業部資深經理楊家豪指出:「當公司決定要成立雲端事業部時,各分公司資訊部門主管便開始篩選適合人選,並且陸續詢問同仁轉換跑道的意願。此種作法,能降低對資訊部門帶來的衝擊,更可在最短時間找到真正有意願、有能力的軟體研發人才,有助縮短公司跨入雲端領域的時間。」
林敬寶表示:「一般來說,研發部門比較專注在技術研發上,業務單位則希望能夠盡快將商品銷售出去,所以自接手雲端事業部的管理工作後,最大挑戰莫過於讓思維迥異的業務、研發部門,在業務拓展上取得共識,讓震旦辦公雲服務知名度與市場佔有率快速攀升。」

協助客戶評估需求 逐步邁向雲端化

ERP是維繫企業運作最重要的資訊系統,但對預算有限的中小企業而言,往往因為缺乏足夠經費,多半只能沿用過時的版本,也讓公司陷入成長停滯的困境。而震旦辦公雲中的JustWin人事總帳系統,則是採用HTML5網頁技術開發,有別於傳統ERP總帳及人事系統的開發技術,能解決輸入資料到一半時常當機又得重複再輸入的問題,不僅穩定性更高、操作流暢,並且能隨各種載具尺寸調整網頁畫面,完全能夠迎合行動化來臨的趨勢。
尤其軟體提供導入精靈服務,讓未曾使用過系統的使用者,可依照精靈的步驟式的指引,完成初始的資料設定,並展開公司總帳及人事薪資管理工作。以製作公司傳票為例,財務人員可依據公司交易資料,線上快速製作傳票、並依照會計科目、預算費用分攤等項目進行設定,正確無誤紀錄公司大小帳。在提供自動檢查傳票借貸金額是否平衡功能方面,可立即讓使用者進行調整修正,並進行後續傳票過帳作業,搭配線上審核機制,帳務處理更具效率。
震旦集團雲端事業部資深經理吳曉春說:「我們在設計JustWin人事總帳系統時,已經考慮到資料移轉的問題,所以有預設許多API介面便於跟市面上常見ERP系統串連,資料能夠快速轉移到雲端平台上。此外,我們技術人員也有很豐富經驗,能夠提供非常完善的技術支援,讓企業用戶能夠安心使用震旦辦公雲服務。」
震旦集團認為過去企業習慣購買套裝軟體,對於雲端服務多半保持敬而遠之的態度,主要是擔心發生資料外洩的問題,但是卻得支付昂貴軟體成本。前述觀念已經落伍,中小企業只需每月支付些許費用,就能讓擁有媲美百萬級總帳軟體及人事薪資系統,且無需自建硬體設備,也無需增聘資訊人員,在享受提升內部作業效率之餘,亦能得到寶貴的決策分析服務,有助於強化在市場上的競爭力。
林敬寶指出:「我們不會一昧要求客戶升級,而是先從進行評估需求著手,再依照客戶營運模式與預算,給予適當建議與商品,逐步把應用服務轉移到雲端上。鑑於有不少企業對雲端服務尚且不熟悉,我們也會盡全力為介紹相關功能,讓客戶用最少預算享受到國際級的雲端服務。」

要求資訊人員參與 擴大雲端服務效益

熟悉臺灣企業需求的震旦集團,在震旦辦公雲服務中為中小企業量身打造協同作業軟體-OfficeWin,裡面涵蓋多種辦公室中所需的服務,包含電子郵件、雲端硬碟、行事曆等。震旦集團認為當企業改用OfficeWin的電子郵件後,不僅穩定性提升許多,並且可透過寄件備份、郵件分類、及常用郵件等功能,輕鬆管理個人化事務。此外,企業主亦可藉此建立專屬企業網域,企業形象更專業,加上可支援行動裝置同步收發,達到訊息溝通零時差。
OfficeWin本身還內建組織通訊錄,可省去公司自行維護聯絡方式的困擾,讓同仁之間的聯絡更方便,而且提供多種電子郵件備份機制,便於日後公司稽核查詢,管理者也能自訂保存期限,系統定期自動刪除過期的郵件歸檔,避免系統磁碟儲存空間不足。在稽核管理方面,軟體本身也具備郵件安全稽核功能,有效針對電子郵件設定監控規則及關鍵字,掌握企業資訊內容安全,避免員工將機密資訊外流,完善進行公司智財及個資保護。
「在雲端服務愈來愈普及的狀況下,或許資訊長會擔心有部門會跳過資訊部,直接向外租賃該部門所需的服務,形成管理上的漏洞。」林敬寶說:「這種情形確實可能存在,為避免衝擊客戶原有資訊體制,我們在導入雲端服務過程中,會希望客戶資訊部門能參與專案,避免發生前面提到狀況。」
為增加企業用戶對震旦辦公雲的信心,震旦集團設計五道資安防護,可有效保障資料安全,除雲端主機獲得ISO27001認證,更提供SSL加密傳輸、閘道安全、資料安全、弱點掃描、個資防護等防護措施,讓客戶從服務登入到資料傳輸、儲存,皆能獲得的頂級全面保護,防止任何不肖的駭客竊取行為。
此外,震旦辦公雲更進一步整合集團服務資源,提供全台150個服務據點及客服支援專線,讓中小企業在辦公雲端化的過程中,能獲得有效的協助,不會求助無門,才能真正享受雲端帶來的好處,降低使用門檻。未來在台灣市場會擴大合作,組成雲端聯盟,例如和中信國際電訊的合作,讓企業享受到穩定且高品質的服務。              

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